Digitaler Frachtbrief: Alles, was Sie über das DeCA in Spanien wissen müssen

Das elektronische administrative Kontrolldokument (DeCA) wird in Spanien ab dem 5. Oktober 2026 für öffentliche Straßengütertransporte verpflichtend, die in seinen Anwendungsbereich fallen. Wenn Sie Logistikprozesse verwalten, ist es unerlässlich zu verstehen, was das DeCA ist, ab wann es verpflichtend wird und warum es nicht mit dem eCMR verwechselt werden darf.

Was ist das elektronische administrative Kontrolldokument (DeCA)?

Das elektronische administrative Kontrolldokument, bekannt als DeCA, ist die digitale Version des administrativen Kontrolldokuments, das für bestimmte öffentliche Straßengütertransporte in Spanien vorgeschrieben ist.

Es handelt sich um ein Verwaltungsdokument, das die wichtigsten Angaben zu einem Transportvorgang erfasst und Transportinspektoren sowie Kontrollbehörden zur Verfügung stellt.

Das DeCA muss vor Beginn des Transportvorgangs mithilfe einer Softwareanwendung erstellt werden und während der gesamten Fahrt zugänglich bleiben.

Seine Einführung bietet mehrere Vorteile:

• Reduziert den Einsatz von Papierdokumenten
• Vereinfacht Straßenkontrollen durch die Verwendung eines QR-Codes
• Verbessert die Rückverfolgbarkeit von Dokumenten während des gesamten Transportvorgangs
• Dokumentiert die Erstellung und Änderungen des Dokuments über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg
• Ermöglicht einen einfachen Zugriff sowohl für Fahrer als auch für Kontrollbehörden

Unterschiede zwischen dem Kontrolldokument in Papierform und dem DeCA

Merkmal	Kontrolldokument in Papierform	DeCA
Format	Physisches Dokument	Elektronisches PDF-Dokument
Erstellung	Manuell ausgefüllt oder ausgedruckt	Über eine Softwareanwendung erstellt
Zugriff	Über die physische Kopie	Über PDF, eindeutige URL und QR-Code
Änderungen	Schwieriger zu dokumentieren und nachzuvollziehen	Müssen eindeutig identifizierbar und rückverfolgbar sein
Straßenkontrollen	Vorlage des Papierdokuments	Elektronischer Zugriff über einen QR-Code
Archivierung	Physische Archivierung	Elektronische Archivierung

DeCA, eCMR und eFTI: Das ist nicht dasselbe

Das DeCA ist nicht das eCMR. Obwohl beide mit der Digitalisierung des Güterverkehrs verbunden sind, unterscheiden sie sich erheblich hinsichtlich ihrer Rechtsnatur, ihres Zwecks und ihres Anwendungsbereichs.

Das DeCA ist das elektronische administrative Kontrolldokument, das nach spanischem Recht für bestimmte öffentliche Straßengütertransporte vorgeschrieben ist.

Das eCMR ist die elektronische Version des Frachtbriefs gemäß dem CMR-Übereinkommen und seinem Zusatzprotokoll. Sein Zweck besteht darin, den Vertrag über die internationale Beförderung von Gütern auf der Straße zu dokumentieren.

Die eFTI-Verordnung schafft einen europäischen Rahmen, der es Unternehmen ermöglicht, behördlich vorgeschriebene Informationen über den Güterverkehr elektronisch an die zuständigen Behörden zu übermitteln.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen DeCA, eCMR und eFTI

Merkmal	DeCA	eCMR	eFTI
Was ist es?	Administratives Kontrolldokument	Elektronischer Frachtbrief	Europäischer Rahmen für den Austausch behördlich vorgeschriebener Transportinformationen
Zweck	Administrative Kontrolle und Überwachung	Dokumentiert den Beförderungsvertrag	Erleichtert die elektronische Übermittlung von Informationen an Behörden
Hauptanwendungsbereich	Innerstaatlicher Verkehr und Kabotagebeförderungen in Spanien	Internationaler Verkehr gemäß dem CMR-Übereinkommen	Güterverkehr innerhalb der Europäischen Union
Rechtsgrundlage	Spanisches Straßengüterverkehrsrecht	CMR-Übereinkommen und eCMR-Zusatzprotokoll	Verordnung (EU) 2020/1056
Verpflichtend in Spanien	Ab dem 5. Oktober 2026 innerhalb seines Anwendungsbereichs verpflichtend	Keine Folge der spanischen DeCA-Verpflichtung	Regelt die Annahme elektronischer Transportinformationen durch öffentliche Behörden

Wichtig: Ein Frachtbrief, ein ADR-Dokument, ein Abfallbegleitschein, ein Beförderungsdokument für tierische Nebenprodukte (ABP) oder jedes andere Transportdokument kann als DeCA dienen, sofern es alle vorgeschriebenen Angaben enthält und die für das elektronische administrative Kontrolldokument festgelegten technischen Anforderungen erfüllt.

Rechtlicher Rahmen und Inkrafttreten

Wann wird das DeCA verpflichtend?

Das spanische Gesetz über nachhaltige Mobilität (Gesetz 9/2025 vom 3. Dezember) legt fest, dass das gemäß der Verordnung FOM/2861/2012 geregelte administrative Kontrolldokument innerhalb von zehn Monaten nach Inkrafttreten des Gesetzes ausschließlich in digitaler Form ausgestellt werden muss.

Daher wird das DeCA ab dem 5. Oktober 2026 verpflichtend für alle Transportvorgänge, die in seinen Anwendungsbereich fallen.

Rechtsvorschriften zum DeCA

• Gesetz 9/2025 über nachhaltige Mobilität: führt die verpflichtende Digitalisierung des administrativen Kontrolldokuments ein.
• Verordnung FOM/2861/2012: regelt das administrative Kontrolldokument, das für öffentliche Straßengütertransporte in Spanien erforderlich ist.
• Artikel 222 der Durchführungsverordnung zum spanischen Landverkehrsgesetz (ROTT): regelt die Verwendung elektronischer Kontrolldokumente im Transportwesen.
• Entschließung vom 5. Juni 2026: legt die technischen Anforderungen fest, die Softwareanwendungen und elektronische administrative Kontrolldokumente erfüllen müssen.
• Verordnung (EU) 2020/1056 (eFTI): schafft den europäischen Rechtsrahmen für den elektronischen Austausch regulatorischer Informationen über den Güterverkehr.

Welche Transportvorgänge unterliegen dem DeCA?

Das DeCA gilt für öffentliche Straßengütertransporte, die in den Anwendungsbereich der Verordnung FOM/2861/2012 fallen.

Im Allgemeinen gilt es für:

• Innerstaatliche Transportvorgänge, bei denen sowohl der Ausgangs- als auch der Bestimmungsort in Spanien liegen.
• Kabotagebeförderungen, die innerhalb des spanischen Hoheitsgebiets durchgeführt werden.
• Selbstständige Transportunternehmer und Transportunternehmen, die Beförderungen durchführen, für die das administrative Kontrolldokument erforderlich ist.
• Verlader, die Transportdienstleistungen beauftragen, die unter diese gesetzliche Verpflichtung fallen.
• Logistikunternehmen, die als vertragliche Verlader oder ausführende Frachtführer tätig sind.

Internationale Transportvorgänge, die Spanien nur teilweise durchqueren, fallen im Allgemeinen nicht in den Anwendungsbereich des spanischen administrativen Kontrolldokuments und unterliegen weiterhin den einschlägigen internationalen Übereinkommen.

Es gibt keinen allgemeinen Schwellenwert von 150 €, der darüber entscheidet, ob ein DeCA erstellt werden muss. Die Verpflichtung hängt von der Art und dem Anwendungsbereich des Transportvorgangs ab, nicht vom Wert der Transportdienstleistung.

Wer ist für das Ausfüllen des DeCA verantwortlich?

Die Verantwortung für das Ausfüllen des Dokuments wird geteilt zwischen:

• Vertraglicher Verlader: die natürliche oder juristische Person, die die Transportdienstleistung direkt mit dem ausführenden Frachtführer beauftragt.
• Ausführender Frachtführer: die natürliche oder juristische Person, die Inhaber der Transportgenehmigung ist, unter der der Transportvorgang tatsächlich durchgeführt wird.

Beide Parteien müssen sicherstellen, dass das Dokument vor Beginn des Transportvorgangs vollständig ausgefüllt ist und während der gesamten Fahrt verfügbar bleibt.

Der vertragliche Verlader ist in erster Linie für die Angaben zu den Vertragsparteien, zum Ausgangs- und Bestimmungsort, zur Art der Waren und zu deren Gewicht verantwortlich.

Der ausführende Frachtführer ist in erster Linie für die Angaben zu besonderen Transportgenehmigungen, zum Transportdatum und zu den amtlichen Kennzeichen der beteiligten Fahrzeuge verantwortlich.

Ausnahmen: Welche Transportvorgänge unterliegen nicht dem DeCA?

Zu den gesetzlich vorgesehenen Ausnahmen gehören:

• Transportvorgänge, für die keine administrative Transportgenehmigung erforderlich ist.
• Haushaltsumzüge.
• Die Beförderung beschädigter oder liegengebliebener Fahrzeuge mit spezialisierten Abschlepp- oder Bergungsfahrzeugen.
• Bestimmte Paketliefer- und Kleinsendungsverteilungsdienste mit Sendungen, die von einer einzelnen Person problemlos gehandhabt werden können.

Ob eine Ausnahme Anwendung findet, muss stets anhand der konkreten Merkmale des jeweiligen Transportvorgangs geprüft werden.

Welche Angaben muss das DeCA enthalten?

Das elektronische administrative Kontrolldokument muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• Name oder Firmenbezeichnung, Steueridentifikationsnummer (NIF) und eingetragene Anschrift des vertraglichen Verladers.
• Name oder Firmenbezeichnung sowie Steueridentifikationsnummer (NIF) des ausführenden Frachtführers.
• Ausgangsort der Sendung.
• Bestimmungsort der Sendung.
• Beschreibung der beförderten Güter.
• Gewicht der Güter.
• Datum des Transportvorgangs.
• Amtliches Kennzeichen der Zugmaschine.
• Amtliches Kennzeichen des Sattelaufliegers oder Anhängers, sofern zutreffend.
• Angabe einer besonderen Transportgenehmigung, sofern erforderlich.
• Bemerkungen, Vorbehalte oder sonstige zusätzliche Informationen, die zwischen den Parteien vereinbart wurden.

Technische Anforderungen an das DeCA

Erstellung über eine Softwareanwendung

Das DeCA muss direkt aus den in einer Softwareanwendung gespeicherten Daten erstellt werden.

Die folgenden Formate gelten nicht als zulässig:

• Ein eingescanntes Papierdokument.
• Ein Foto des Dokuments.
• Ein PDF, das aus einem Scanbild erstellt wurde.

Dokumentenformat

Das elektronische Dokument muss:

• Im PDF-Format erstellt werden.
• Eine maximale Dateigröße von 5 MB nicht überschreiten.
• Datum und Uhrzeit der Erstellung enthalten.
• Datum und Uhrzeit jeder Änderung erfassen, sobald Änderungen vorgenommen werden.

QR-Code und Dokumentenzugriff

Das Dokument muss einen QR-Code enthalten, der auf eine eindeutige Internetadresse verweist, die speziell für dieses DeCA erstellt wurde.

Die URL muss:

• HTTPS mit TLS 1.2 oder einer neueren Version verwenden.
• Den direkten Download der PDF-Datei ermöglichen.
• Für Kontrollbehörden weder einen Benutzernamen, ein Passwort noch eine andere Authentifizierungsmethode erfordern.
• Die Nutzer nicht auf eine Zwischenseite mit zusätzlichen Schaltflächen oder weiteren Schritten weiterleiten.
• Mindestens bis zum Abschluss des Transportvorgangs zugänglich bleiben.

Sieben Kalendertage nach Abschluss der Transportdienstleistung kann der Zugriff auf die PDF-Datei über die QR-Code-URL deaktiviert werden.

Zugriff für den Fahrer

Vor Beginn des Transportvorgangs muss der Fahrer eine Kopie des DeCA erhalten.

Der Fahrer kann entweder mitführen:

• Eine elektronische Kopie auf einem Mobiltelefon, Tablet oder einem anderen elektronischen Gerät.
• Eine ausgedruckte Papierkopie mit dem QR-Code.

Bei einer Straßenkontrolle muss der Fahrer entweder das Dokument selbst oder den QR-Code vorlegen können, der den Zugriff auf das Dokument ermöglicht.

Aufbewahrung des Dokuments

Sowohl der vertragliche Verlader als auch der ausführende Frachtführer müssen das elektronische Dokument mindestens ein Jahr lang aufbewahren.

Wurde das Dokument von einer der Parteien erstellt, genügt es, wenn die andere Partei es herunterladen und für den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum speichern kann.

Elektronische Signatur

Für die verwaltungsrechtliche Gültigkeit des DeCA ist grundsätzlich keine elektronische Signatur erforderlich.

Soll das Dokument zugleich der Formalisierung eines Vertragsverhältnisses dienen und sind Unterschriften erforderlich, muss es mindestens eine fortgeschrittene elektronische Signatur gemäß der eIDAS-Verordnung enthalten.

Kann ein DeCA nach Beginn des Transports geändert werden?

Ja. Wenn während des Transportvorgangs Informationen aktualisiert werden müssen, gibt es zwei mögliche Vorgehensweisen:

1. Das bestehende PDF ändern: Die neuen Informationen sowie der Grund für die Änderung müssen hinzugefügt werden, während die ursprünglichen Informationen sichtbar bleiben und eindeutig als ersetzt gekennzeichnet werden.
2. Ein neues PDF erstellen: Das neue Dokument muss über eine eigene eindeutige URL und einen eigenen QR-Code verfügen, wobei auch das ursprüngliche Dokument aufbewahrt werden muss.

In beiden Fällen muss das aktualisierte Dokument dem Fahrer zur Verfügung gestellt werden und die Rückverfolgbarkeit jeder Änderung muss gewährleistet sein.

Was passiert, wenn kein DeCA verfügbar ist?

Das Fehlen des administrativen Kontrolldokuments, seine Nichtverfügbarkeit während des Transports oder die Aufnahme unrichtiger Angaben können einen Verstoß gegen die spanischen Vorschriften für den Straßengüterverkehr darstellen.

Die Verantwortung kann je nach der nicht erfüllten Verpflichtung und den betroffenen Informationen beim vertraglichen Verlader, beim ausführenden Frachtführer oder bei beiden Parteien liegen.

Neben den im Transportrecht vorgesehenen finanziellen Sanktionen kann das Fehlen der erforderlichen Dokumentation zu Verzögerungen und betrieblichen Problemen bei Straßenkontrollen führen.

Vorteile der Einführung des DeCA

Operative Vorteile

• Weniger Papierdokumentation.
• Schnellerer Zugriff auf Transportdokumente.
• Höhere Rückverfolgbarkeit von Dokumentenänderungen.
• Vereinfachte Weitergabe von Dokumenten an Fahrer.
• Schnellere Straßenkontrollen durch den Zugriff per QR-Code.
• Nahtlose Integration in Logistikmanagementsysteme.

Ein Wettbewerbsvorteil

• Frühzeitige Einhaltung des neuen Rechtsrahmens.
• Effizientere Dokumentenverwaltungsprozesse.
• Weniger Verwaltungsfehler.
• Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Verladern, Frachtführern und Fahrern.
• Mehr Transparenz und Kontrolle über die Transportdokumentation.

So bereiten Sie sich auf das DeCA vor

1. Ermitteln Sie, welche Transportvorgänge ein administratives Kontrolldokument erfordern.
2. Stellen Sie sicher, dass Ihnen alle vorgeschriebenen Transportinformationen vorliegen.
3. Wählen Sie eine Technologielösung, die die Anforderungen des DeCA vollständig erfüllt.
4. Legen Sie fest, wer für die Erstellung, Aktualisierung, Weitergabe und Aufbewahrung jedes Dokuments verantwortlich ist.
5. Schulen Sie Fahrer, Disponenten und Verwaltungspersonal.
6. Testen Sie die Dokumentenerstellung, den PDF-Download und das Scannen der QR-Codes vor der Einführung.
7. Integrieren Sie die DeCA-Erstellung in Ihr TMS, ERP oder Ihre Logistikplattform.

ORUS Logistics: Ihre umfassende DeCA-Lösung

Bei ORUS Logistics entwickeln wir eine Lösung, mit der Sie elektronische administrative Kontrolldokumente (DeCA) über eine einzige Plattform erstellen, verwalten, herunterladen und teilen können.

Mit ORUS können Sie:

• Vollständig konforme digitale DeCA-Dokumente erstellen.
• PDF-Dokumente mit einem eindeutigen QR-Code und einer eindeutigen URL erzeugen.
• Das Dokument sofort mit dem Fahrer teilen.
• Den Kontrollbehörden einen unmittelbaren Zugriff auf das Dokument ermöglichen.
• Eine vollständige Audit-Trail-Dokumentation über die Erstellung und Änderungen jedes Dokuments führen.
• Die vollständige Historie jedes DeCA speichern und abrufen.
• Informationen über Verlader, Frachtführer, Fahrzeuge und Güter zentral verwalten.
• DeCA-Prozesse in Ihre bestehenden Logistikabläufe integrieren.

Weniger Telefonate, mehr Kontrolle und eine Transportdokumentation, die für den neuen digitalen Rechtsrahmen Spaniens bereit ist.

Erfahren Sie, wie ORUS Ihr Unternehmen bei der Erstellung und Verwaltung des DeCA unterstützen kann, bevor die Vorschriften am 5. Oktober 2026 verpflichtend werden.