¿Crees que el almacén donde recoges la mercancía es el responsable de preparar el Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA)? ¿O que, si otra empresa lo gestiona por ti, puedes olvidarte de comprobarlo? Mucho cuidado, porque la normativa establece responsabilidades concretas y delegar su gestión no significa quedar libre de ellas.
Con la digitalización obligatoria del DeCA han surgido dudas entre transportistas, agencias de transporte, operadores logísticos y empresas cargadoras. Una de las más habituales es determinar quién debe preparar el documento y, sobre todo, quién responde si contiene errores o no se ha formalizado correctamente.
Vamos a aclararlo.
El almacén donde se carga la mercancía no es necesariamente el responsable del DeCA
Uno de los errores más frecuentes es pensar que el almacén, la cooperativa o el centro logístico donde se recoge la mercancía tiene automáticamente la obligación de emitir el DeCA.
Sin embargo, realizar físicamente la carga de la mercancía no convierte a una empresa en responsable del documento de control administrativo.
El almacén puede preparar documentación, facilitar los datos de la mercancía o colaborar en la gestión del transporte, pero su responsabilidad legal dependerá del papel contractual que desempeñe.
Por tanto, no debemos confundir el lugar donde se realiza la carga con la empresa que tiene la obligación de formalizar el DeCA.
La digitalización del DeCA no cambia quién es responsable
Desde el 5 de octubre de 2026, el Documento de Control Administrativo debe utilizarse en formato digital en los transportes sujetos a esta obligación.
Sin embargo, el cambio del papel al formato electrónico no modifica las responsabilidades establecidas en la Orden FOM/2861/2012.
La normativa identifica dos figuras fundamentales:
- Cargador contractual: la empresa o profesional que contrata directamente el transporte con el transportista efectivo.
- Transportista efectivo: la empresa o profesional titular de la autorización bajo la que se realiza materialmente el transporte.
Ambos deben participar en la correcta formalización del DeCA y responden de los datos que la normativa les atribuye.
Esto significa que digitalizar el documento no consiste únicamente en sustituir un papel por un archivo electrónico. También es importante disponer de un procedimiento que permita identificar correctamente a las partes y gestionar la información que corresponde a cada una.
¿Quién es responsable del DeCA cuando hay subcontratación?
En el transporte de mercancías es habitual que intervengan varias empresas: cargadores, agencias de transporte, operadores logísticos y transportistas que, a su vez, subcontratan los servicios.
En estas situaciones es especialmente importante identificar quién contrata directamente con el transportista que finalmente realiza el traslado.
Veamos un ejemplo sencillo.
Una empresa contrata al Transportista A para llevar una mercancía, pero este decide subcontratar el servicio al Transportista B, que es quien finalmente realiza el transporte.
La cadena sería:
Empresa cargadora → Transportista A → Transportista B
En este caso, a efectos del DeCA:
- Transportista A: actúa como cargador contractual porque contrata directamente al Transportista B.
- Transportista B: es el transportista efectivo porque realiza materialmente el transporte bajo su autorización.
Por tanto, las obligaciones de formalización del DeCA se sitúan entre el Transportista A y el Transportista B.
Este criterio también se aplica cuando intervienen agencias de transporte u operadores logísticos: lo importante es identificar quién contrata directamente con el transportista efectivo, no únicamente quién es el propietario de la mercancía o dónde se recoge.
¿Qué información corresponde a cada parte del DeCA?
La Orden FOM/2861/2012 establece qué datos debe contener el documento y quién responde de que sean correctos.
El cargador contractual responde de:
- Los datos identificativos del cargador contractual.
- Los datos identificativos del transportista efectivo.
- El lugar de origen y destino del envío.
- La naturaleza y el peso de la mercancía transportada.
El transportista efectivo responde de:
- La identificación de la autorización especial de circulación, cuando sea necesaria.
- La fecha de realización del transporte.
- Las matrículas de los vehículos utilizados, incluyendo las del tractor y semirremolque o remolque cuando corresponda.
También existen responsabilidades sobre las observaciones que cada parte incorpore al documento.
Esta distribución permite identificar qué información debe controlar cada participante y resulta fundamental para evitar errores y posibles incumplimientos.
Cuidado: delegar la gestión del DeCA no significa delegar la responsabilidad
Es habitual que, por comodidad o por la propia organización de la operativa, una empresa deje en manos de terceros la preparación del documento.
Por ejemplo, el personal de un almacén puede encargarse de introducir los datos o una agencia puede utilizar una plataforma para generar la documentación.
Pero hay algo que no debe olvidarse:
Delegar la preparación del DeCA no transfiere automáticamente las responsabilidades legales del cargador contractual ni del transportista efectivo.
Si el documento no se formaliza, faltan datos obligatorios o contiene información incorrecta, los sujetos obligados pueden enfrentarse a las consecuencias previstas en la normativa.
La responsabilidad por las inexactitudes se determina según los datos que correspondan a cada parte. Además, ambos sujetos tienen obligaciones relacionadas con la formalización y disponibilidad del documento durante el transporte.
Por eso, confiar en que otra empresa se encargue de todo sin comprobar la información puede convertirse en un problema.
La clave no es quién introduce los datos, sino quién tiene la obligación de garantizar que la información que le corresponde sea correcta.
Orus Logistics: cada parte gestiona su información y todo queda registrado
En Orus Logistics hemos desarrollado una plataforma para facilitar la gestión del Documento Electrónico de Control Administrativo, teniendo en cuenta las responsabilidades de cada participante.
Nuestra solución permite que el cargador contractual y el transportista efectivo participen directamente en la creación y cumplimentación del DeCA, aportando cada uno la información que le corresponde.
De esta forma, ambas partes pueden llevar un mejor control del documento y de su intervención en el proceso.
Además, Orus Logistics permite:
- Mantener la trazabilidad: disponer de un registro de la gestión de los documentos y de las acciones realizadas por las partes.
- Controlar la documentación: consultar el histórico de DeCA y facilitar su seguimiento.
- Reducir errores: evitar depender exclusivamente de la información introducida por terceros.
- Simplificar la operativa: gestionar los documentos de forma rápida y sencilla, sin añadir complicaciones al trabajo diario.
- Facilitar el cumplimiento normativo: disponer de una herramienta que ayuda a organizar y documentar correctamente el proceso.
Porque digitalizar el transporte no debería consistir únicamente en eliminar el papel, sino también en mejorar la comunicación, el control y la coordinación entre las empresas que participan en cada operación.
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