Das digitale Verwaltungs-Kontrolldokument wird in Spanien verpflichtend

Heute wurde im BOE das neue Gesetz für nachhaltige Mobilität veröffentlicht. Damit kommt eine der wichtigsten Neuerungen für Transportunternehmen, Betreiber und Logistikunternehmen in Spanien: Ab dem 5. Oktober 2026 wird das Verwaltungs-Kontrolldokument verpflichtend in digitaler Form.

Diese Änderung markiert einen Wendepunkt in der Dokumentenverwaltung im Transportwesen.

Es handelt sich nicht nur um eine regulatorische Vorgabe: Sie betrifft auch die Rückverfolgbarkeit, den operativen Alltag und die Effizienz, mit der Exporteure, Transportunternehmen und Endkunden Informationen austauschen.

In diesem Artikel erklären wir, was diese neue Verpflichtung bedeutet, wen sie betrifft und wie du dich bereits jetzt darauf vorbereiten kannst.

Was genau ist das Verwaltungs-Kontrolldokument?

Das Verwaltungs-Kontrolldokument (VKD) ist der Nachweis dafür, dass ein Straßengütertransport die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestangaben erfüllt: Herkunft, Bestimmungsort, Verlader, Beförderung, Art der Ware, Daten, Anweisungen usw.

Bisher konnte es in Papierform oder digital verwaltet werden. Das neue Gesetz für nachhaltige Mobilität legt jedoch einen klaren Zeitplan fest:

👉 Die Digitalisierung wird in ganz Spanien ab dem 5. Oktober 2026 verpflichtend.

Das bedeutet, dass sowohl Transportunternehmen als auch Selbstständige das VKD in einem gültigen elektronischen Format erstellen, aufbewahren und teilen müssen.

Warum treibt Spanien diese Digitalisierung des VKD voran?

Das Hauptziel des Gesetzes ist es, sich in Richtung eines effizienteren, nachhaltigeren und transparenteren Mobilitätsmodells zu bewegen. Im Bereich des Gütertransports ermöglicht die Digitalisierung des Verwaltungs-Kontrolldokuments:

• Die Reduzierung von Fehlern, die durch papierbasierte Prozesse entstehen.

• Eine Verbesserung der Rückverfolgbarkeit des Transports.

• Einen einfacheren Zugriff auf die Dokumentation bei Kontrollen.

• Die Vermeidung von Dokumentenverlusten unterwegs.

• Eine effizientere Kommunikation zwischen Exporteuren, Transportunternehmen und Empfängern.

Darüber hinaus stellt dies einen weiteren Schritt hin zu einer umfassenderen Digitalisierung der Branche dar, die bereits Entwicklungen wie den Aufstieg des elektronischen Frachtbriefs und digitaler Logistik-Kommunikationsplattformen erlebt.

Wen betrifft diese Verpflichtung?

Die Verpflichtung gilt für jeden Straßengütertransport innerhalb Spaniens, insbesondere für:

• Transportunternehmen.

• Selbstständige Transportunternehmer.

• Logistikdienstleister.

• Verlader und Exporteure, die die Dokumentation erstellen.

Mit anderen Worten: Jedes Unternehmen oder jeder Fachbetrieb, der an einem regulierten Transport beteiligt ist, muss sich an das digitale Format des VKD anpassen.

Was benötige ich, um das digitale Verwaltungs-Kontrolldokument zu erfüllen?

Das Gesetz verlangt nicht nur, dass das Dokument elektronisch ist. Es müssen auch mehrere Aspekte gewährleistet sein:

• Ein zugängliches digitales Format.

• Vollständige und korrekte Pflichtangaben.

• Verfügbarkeit zur Kontrolle während des Transports.

• Elektronische Aufbewahrung des Dokuments.

• Die Möglichkeit, es mit den verschiedenen Beteiligten des Transports zu teilen.

Das führt viele Unternehmen zu einer ganz praktischen Frage:

Wie lässt sich das umsetzen, ohne dem Team zusätzliche Arbeit aufzubürden?

Wie Orus Logistics dir hilft, das digitale VKD zu erfüllen

Bei Orus Logistics bereiten wir die Plattform seit mehreren Monaten auf diese regulatorische Änderung vor.

Mit Orus kannst du:

1. Das Verwaltungs-Kontrolldokument im digitalen Format erstellen. Mit allen Pflichtangaben und über einen sehr einfachen Workflow für das Team.
2. Es mit deinen Transportaufträgen verknüpfen. Das VKD integriert sich automatisch in die bestehende operative Abwicklung.
3. Es mit allen Beteiligten teilen. Transportunternehmen, Exporteure, Empfänger … jeder mit seinem rollenbasierten Zugriff.
4. Es jederzeit verfügbar haben. Für Kontrollen, Rückfragen oder interne Audits.
5. Es sicher aufbewahren. Unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und ohne Verlustrisiko.

Die Digitalisierung hört auf, ein Problem zu sein, und wird zu einem operativen Vorteil.

Was du heute tun kannst, um dich vorzubereiten

Auch wenn die Verpflichtung am 5. Oktober 2026 beginnt, werden Unternehmen, die sich früher anpassen, an Ordnung, Effizienz und Rückverfolgbarkeit gewinnen.

Unsere Empfehlung:

• Überprüfe, wie du das VKD derzeit verwaltest.

• Bewerte, ob du Aufgaben zwischen Papier, WhatsApp, Excel oder E-Mail doppelt erledigst.

• Identifiziere, wo Dokumente verloren gehen oder Fehler entstehen.

• Mache den Schritt zu einer digitalen Plattform, die dich auf das Kommende vorbereitet.

Die Veröffentlichung des Gesetzes für nachhaltige Mobilität markiert ein neues Szenario für den Transport in Spanien.

Die Digitalisierung des Verwaltungs-Kontrolldokuments ist nicht nur eine Verpflichtung: Sie ist eine Chance, mit mehr Kontrolle, weniger Anrufen und jederzeit verfügbarer Dokumentation zu arbeiten.

Und bei Orus Logistics sind wir da, um dich bei diesem Übergang zu begleiten.